Facility Coordinator for tech company @Roppongi

JLL supports the Whole You, personally and professionally.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology to our clients. We are committed to hiring the best, most talented people in our industry; and we support them through professional growth, flexibility, and personalized benefits to manage life in and outside of work. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades, and technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, we empower you to shape a brighter way forward so you can thrive professionally and personally.

About JLL & JLL Work Dynamics

We’re JLL. We’re a professional services and investment management firm specializing in real estate. As a Fortune 500 company, we help real estate owners, occupiers and investors achieve their business ambitions.

JLL Work Dynamics serve an integral role in JLL’s commercial real estate businesses. We are a proven, trusted and long-term real estate service partner for 70+ global, regional, and local clients, and pride ourselves in delivering excellent facilities management services.

If you’re looking to step up your career in the field of Facilities Management, Customer Service, and Hospitality, JLL is the perfect professional home. With us, not only you’ll have a chance to work with the world’s leading businesses but also make long-lasting professional connections and be inspired by the best. With our industry leading internal mobility policy and flexible career development program, we’re focused on opportunity and want to help you make the most of yours.

Achieve your ambitions - join us at JLL!

JLLおよびJLL Work Dynamicsについて

私たちはJLLです。私たちは不動産を専門とするプロフェッショナルサービスおよび投資管理会社です。フォーチュン500企業として、不動産の所有者、利用者、投資家がビジネスの目標を達成するお手伝いをしています。

JLL Work Dynamicsは、JLLの商業用不動産事業において重要な役割を果たしています。私たちは70以上のグローバル、地域、ローカルクライアントに対して実績があり、信頼される長期的な不動産サービスパートナーであり、優れた施設管理サービスの提供に誇りを持っています。

施設管理、カスタマーサービス、ホスピタリティの分野でキャリアアップを目指すなら、JLLは理想的なプロフェッショナルの拠点です。私たちと共に働くことで、世界をリードする企業と仕事をする機会が得られるだけでなく、長期にわたるプロフェッショナルなつながりを築き、最高の人々から刺激を受けることができます。業界をリードする社内異動ポリシーと柔軟なキャリア開発プログラムにより、私たちは機会に注力し、あなたがその機会を最大限に活用できるよう支援します。

あなたの目標を達成しましょう - JLLでお待ちしています!

About the Client

Client develops, manufactures, and sells networking hardware, software, telecommunications equipment and other high-technology services and products, and specializes in specific tech markets, such as the Internet of Things (IoT), domain security, videoconferencing, and energy management with leading products. Client is one of the largest technology companies in the world on the Fortune 100 with nearly 80,000 employees.

クライアントについて

クライアントはネットワークハードウェア、ソフトウェア、通信機器およびその他のハイテクサービスと製品を開発、製造、販売しており、IoT(モノのインターネット)、ドメインセキュリティ、ビデオ会議、エネルギー管理など特定の技術市場に特化した先進的な製品を提供しています。クライアントはフォーチュン100に名を連ねる世界最大級のテクノロジー企業の一つであり、従業員数は約8万人にのぼります。

The candidate will be experienced in providing outstanding services in support of Office Management, proactively leading, monitoring and managing onsite Client account activities. Effective in managing direct and indirect reports, you will guide individuals to support Client requirements. Authenticity and a genuine desire to deliver professional, value-focused services exceeding Client expectations will drive your success. 候補者は、オフィスマネジメントを支援するために卓越したサービスを提供した経験があり、現場でのクライアントアカウント活動を積極的にリード、監視、管理する能力を持っています。直接および間接の部下を効果的に管理し、クライアントの要件をサポートするために個々のメンバーを指導します。誠実さと、クライアントの期待を超えるプロフェッショナルで価値に焦点を当てたサービスを提供したいという真摯な意欲が、成功の原動力となります。

Site Operations Management

• Manage operations of Helpdesk services including remote managed sites
• Support security team to maintain the badge access control, if applicable
• Coordinate and assist employees on the events

(e.g. Meeting room booking, Room setup, Support anything related FM)

Manage daily health & safety issues – maintaining regular scheduled meetings and records of the fire and safety teams/fire drills/safety equipment/training.

Deputize / provide cover for Building Operations Coordinator / Facilities Manager when appropriate.

Assist in the implementation of Industry Best Practice operations

Conduct site inspections and assessments to ensure all building procedures and performance measures are always maintained

Keep tracking service tickets to completion

Escalate issues when need senior management involvement at the right time

Coordinate and attend maintenance work, construction, and inspection activities.

Standard office hours 09:00-17:30 on weekdays.

サイト運営管理

リモート管理サイトを含むヘルプデスクサービスの運営管理

従業員主催のイベントに対する調整と支援

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日常的に発生する安全衛生問題の管理・是正・運営・報告等

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適時にビル運営コーディネーター/ファシリティマネージャーの代理またはバックアップサポート

すべてのビルディングに対する手順とパフォーマンス基準が常に維持されていることを確認するための現場検査と評価の実施

日常的なクライアントユーザーからの依頼・お問い合わせに関するサービスチケットの完了までの追跡管理及びサポート

上級管理職の関与が必要な問題の適切なタイミングでのエスカレーション

メンテナンス作業、工事、点検業務の立ち会いおよび調整を行う

標準勤務日時　平日　午前9時~午後5時半

Finance Management

• Assist in financial processes to ensure that all financial management requirements are completed in a timely and accurate manner
• Ensure prompt and accurate management of Budget/Purchase orders/Invoices

財務管理

すべての財務管理要件が迅速かつ正確に完了できるよう、財務プロセスをサポート

予算/発注書/請求書の迅速かつ正確な処理及び管理を実施

Asset Management

Coordinate with Asset Team and IT to confirm equipment and furniture placement. Register assets in the facility management system and apply asset tags. Maintain accurate asset location and status records. Support annual asset audits upon request from Asset Team and submit reports.

資産管理

Asset TeamおよびITと連携し、設備・什器の設置場所を確認する。資産を施設管理システムに登録し、アセットタグを付与する。資産の所在地とステータスを正確に記録・管理する。Asset Teamからの要請に基づき年次資産監査をサポートし、報告書を提出する。

Space Management

Monitor office space utilization and maintain efficient allocation. Conduct annual space allocation reviews to confirm room ownership. Coordinate with global teams to verify data accuracy.

スペース管理

オフィススペースの利用状況を監視し、効率的な配置を維持する。年次スペース配分レビューを実施し、各部屋のオーナーシップを確認する。グローバルチームと連携し、情報の正確性を確認する

Administration

• Administration works related with above (such as data creation, aggregation and analysis)
• Support other JLL members to achieve the purpose of site team operation, to meet the service level agreement

管理業務

• 上記に関連する管理業務全般(データ作成、集計、分析など)
• サイトチーム運営の目的達成及びサービスレベル(KPI)契約履行のため、他JLLメンバーを適時にサポートを行う

Health and Safety

• Complete all mandatory safety trainings within the timeline
• Conduct the site inspection and work with EHS coordinator to maintain the site safety
• Run and track Contract Workers Auithorization process with the Subregional EHS lead and Regional EHS managers following JLL and client EHS policies
• Take agile protective actions for the site safety when near miss cases and hazard cases were reported / found, cases must be reported to the system

安全衛生

• すべての必須安全衛生に関するトレーニングを期限内に完了すること
• 日常、週次、月次等の現場検査を実施し、Safety Championとして他拠点サイトの職場安全衛生を維持 / 必要に応じて是正対応を実施する
• 請負業者安全手順承認をJLLとクライアントのポリシーに沿って走らせ、サブリージョンとリージョンのEHSマネージャーと連携すること
• ニアミス事例や危険事例が報告または発見された際に、サイトの安全第一のための迅速な保護及び予防措置を講じ、事例を速やかにシステムにて報告する

LCR and MAC (Move-Add-Change) Support

• Preparation of documentation and data related to equipment maintenance, and related support
• Operational support for layout changes on a request basis
• Obtaining quotes and sending purchase orders related to modification work, as well as coordinating work dates, etc.
• Submit the completion reports after the work to Client
• The succeeding fiscal year’s budget planning (every January in the previous FY).

設備管理・レイアウトサポート

• 設備保守に関わる資料及びデータの作成、付随するサポート
• 依頼ベースでのレイアウト変更に伴う業務サポート
• 変更作業に関わる見積書取得及び発注書送付、作業日調整
• 作業完了後の完了レポート作成とクライアントへの提出
• 翌決算年の該当予算の策定(毎年1月ごろまで)、コンサルタントからの提案の精査、業者とのスケジュール調整

Core Competencies

• Work well with key stakeholders and other departments/functions
• Possess the requisite technical skills
• Establish and maintain good relationships with colleagues
• Communicate effectively orally and in writing over emails and Client designate communication tools
• Positive influence on others
• Listen actively
• Team player, motivate and engage with colleagues

コアコンピテンシー

主要なステークホルダーや他部門/機能部門と良好に協働

必要な知識・技術スキルを保有

同チームメンバーとの良好な関係を構築・維持

Eメールやクライアント指定のコミュニケーションツールを使用し、口頭および文書で効率的かつ有効的なコミュニケーション

他者へのポジティブな影響力

積極的にチームプレーヤーとして、同メンバーを動機づけそして関与

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements below. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

Personalized benefits that support personal well-being and growth:

JLL recognizes the impact that the workplace can have on your wellness, so we offer a supportive culture and comprehensive benefits package that prioritizes mental, physical and emotional health.

About JLL –

We’re JLL—a leading professional services and investment management firm specializing in real estate. We have operations in over 80 countries and a workforce of over 102,000 individuals around the world who help real estate owners, occupiers and investors achieve their business ambitions. As a global Fortune 500 company, we also have an inherent responsibility to drive sustainability and corporate social responsibility. That’s why we’re committed to our purpose to shape the future of real estate for a better world. We’re using the most advanced technology to create rewarding opportunities, amazing spaces and sustainable real estate solutions for our clients, our people, and our communities.

Our core values of teamwork, ethics and excellence are also fundamental to everything we do and we’re honored to be recognized with awards for our success by organizations both globally and locally.

Creating a diverse and inclusive culture where we all feel welcomed, valued and empowered to achieve our full potential is important to who we are today and where we’re headed in the future. And we know that unique backgrounds, experiences and perspectives help us think bigger, spark innovation and succeed together.